Responsable del fichero a efectos de la LOPD:

Responsable: GRUPO COFARES
CIF: F28140119
Dirección: Calle Santa Engracia 31

 

POLÍTICA DE PRIVACIDAD

1. INTRODUCCIÓN

Esta política de protección de datos personales informa a los usuarios que se dispongan a hacer uso
del presente canal de denuncias internas (los “Usuarios” y el “Canal”) sobre el tratamiento de sus
datos personalespor parte de COFARES, Cooperativa Farmacéutica Española (“COFARES”).

2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

COFARES, con dirección en Calle Santa Engracia 31, 28010Madrid, es el responsable del tratamiento
de los datos personales que se recojan o generen como consecuencia del uso del Canal por los
Usuarios. Puede contactar con COFARESa través del domicilio indicado o en la siguiente dirección de
correo electrónico proteccion.datos@cofares.es.

3. DATOS PERSONALES TRATADOS, FINALIDAD Y BASE JURÍDICA DEL TRATAMIENTO

Los datos que se soliciten a los Usuarios en el Canal (entre otros, datos identificativos de denunciante y
denunciado y objeto de la denuncia), así como los que se generen durante la investigación, serán
tratados con la finalidad de poder analizar su denuncia y tomar una decisión al respecto. Por lo tanto, el
tratamiento de estos datos es necesario para la correcta gestión del Canal y de la denuncia y el
cumplimiento de obligaciones legales.

Todos los datos que se soliciten son necesarios para los fines indicadossalvo que se informe de lo
contrario al Usuario. En el caso de que no se proporcionen dichos datos obligatorios, no podrá
tramitarse la denuncia. El Usuario declara y garantizaque dichos datos son correctos, completos,
veraces, actualizados y que comunicarán cualquier modificación de los mismos a la mayor brevedad
posible.

Los Usuarios deben saber que toda la información que proporcionen a través del Canal tendrá la
consideración de información confidencial y reservada. A tal efecto, se salvaguardarán especialmente
la identidad de los denunciantes, y serán protegidos contra cualquier clase de represalia, discriminación
o penalización por motivo de la denuncia realizada.

Dada la naturaleza de los datos tratados y las circunstancias del tratamiento, con el objeto de evitar, en
la medida de lo posible y siempre según el estado de la técnica, su alteración, pérdida, tratamiento o
acceso no autorizado, COFARES adoptará las medidas necesarias para garantizar un adecuado nivel
de seguridad. En todo caso, se recomienda al Usuario que no facilite a tercero alguno su identificación,
contraseña ni la referencia alfanumérica que COFARES le proporcione cuando presente una denuncia,
queja, reclamación y/o duda.

4. CESIONES DE DATOS

COFARES no revelará en ningún momento los datos de la persona que presente la denuncia salvo
que:

  • Sea requerida para ello, judicialmente o por la autoridad competente.
  • El Comité de Cumplimiento Normativo, a la vista de la denuncia, y de forma motivada, lo estime estrictamente necesario.
  • Existan razones objetivas para entender que la denuncia se hubiese formulado de mala fe (p.ej., en base a documentación falsa) y el Comité de Cumplimiento Normativo solicite por escrito a COFARES que le facilite la identidad del denunciante, a los solos efectos de promover las medidas disciplinarias o acciones judiciales que resulten de aplicación.

5. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales serán conservados en el Canal únicamente durante el tiempo imprescindible para
decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. En todo caso,
transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, como norma general se procederá a su
supresión del Canal. Las denuncias a las que no se haya dado curso solamente constarán de forma
anonimizada. Transcurrido el plazo mencionado, los datos podrán seguir siendo tratados, por el órgano
al que corresponda la investigación de los hechos denunciados, no conservándose en el propio Canal.

6. DERECHOS DE LOS USUARIOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS

Los Usuarios pueden ejercer cualquiera de los derechos que le concede la normativa de protección de
datos, que consisten en:

- derecho a acceder y obtener copia de sus datos personales (derecho de acceso),
- derecho a rectificar cualquier dato que no sea correcto (derecho de rectificación),
- derecho a suprimir sus datos personales cuando la ley lo permita (derecho de supresión),
- derecho a oponerse al tratamiento de los datos (derecho de oposición),
- derecho a limitar el tratamiento de los datos personales (derecho de limitación),
- derecho a recibir ciertos datos personales en formato estructurado, de uso común y lectura mecánica (derecho a la portabilidad), y
- derecho a retirar el consentimiento previamente dado (derecho a retirar el consentimiento).

Para poder ejercer estos derechos, los Usuarios pueden enviar un escrito de solicitud a través de un
correo electrónico a la dirección proteccion.datos@cofares.es, adjuntando una copia de su Documento
de Identidad o cualquier otro documento oficial que le identifique e indicando qué derecho desea
ejercer.

Los Usuarios también tienen derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de
Protección de Datos (www.aepd.es) para reclamar el ejercicio de sus derechos o cualquier otra
cuestión relacionada con la protección de sus datos personales.


Condiciones particulares del canal ético de GRUPO COFARES

MIEMBROS DEL COMITÉ DE CUMPLIMIENTO

Se pone en su conocimiento el nombre de los miembros del Comité de Cumplimiento que analizarán la denuncia. Si su denuncia afecta a alguno de los aquí nombrados, por favor, hágalo constar en la casilla correspondiente, para que la tramitación de la misma sea plenamente objetiva.

·        Don Mikel Gastearena Gorrochategui, Miembro del Consejo Rector y Chief Compliance Officer de la compañía.

·        Don Miguel Angel Alises Pérez titular de la Dirección financiera del grupo, Vocal del Comité.

·        Don José Luis Marcelles Ramírez titular de Asesoría, Vocal del Comité.

·        Don Ángel Javier Vicente  titular de la Direccion de Recursos Humanos, Vocal del Comité.

·        Dña Luz Lewin Orozco titular de la Dirección Técnica Farmacéutica, Vocal del Comité.

·        Don Mark Schnettler responsable de Proteccion de Datos Personales y Propiedad Intelectual, Vocal del Comité.

·        Uría Menendez, asesor externo, con voz pero sin voto, Secretario del Comité.

NORMAS DEL CANAL ÉTICO

El marco regulador del Canal Ético está constituido por su Norma Interna de funcionamiento.

Requisitos de las denuncias

En cumplimiento del mandato recogido en el art. 4 de la Norma reguladora del Canal, GRUPO COFARES no admite denuncias anónimas, sin perjuicio de la indemnidad y protección de la identidad de los denunciantes y la confidencialidad de las informaciones facilitadas. La denuncia debe contener unos requisitos mínimos que posibiliten una investigación posterior. A fin de que pueda ser considerada como tal, deberá contener los siguientes datos:

1.     Nombre y apellidos de la persona o personas autoras de la denuncia y su relación con el Grupo, con indicación del cargo, condición y/o vinculación con el mismo. En caso de tratarse de una persona jurídica, deberá aportar sus datos identificativos indicando qué tipo de vínculo le une con GRUPO COFARES o los servicios que presta para el mismo.

2.     Dirección de correo electrónico a efecto de notificaciones.

3.     Cuando sea posible, identificación del denunciado e indicación de su cargo, condición y/o vinculación con GRUPO COFARES.

4.     Descripción detallada de la conducta potencialmente ilegal, ilícita o irregular (medios empleados para su comisión, fecha aproximada en que tuvo lugar, área de la empresa o lugar en que se cometió, y persona/s presuntamente implicada/s).

5.     Posible clasificación de los hechos denunciados realizada por el/los denunciante/s conforme a lo dispuesto más abajo.

6.     Constatación de si los hechos denunciados se siguen produciendo en el momento de formular la denuncia.

7.     Constatación de si los hechos denunciados afectan a algún responsable de Cumplimiento.

El autor de la denuncia podrá acompañarla de cuantos documentos, vídeos, audios o evidencias estime convenientes para acreditar los hechos denunciados.

Clasificación de las denuncias

Los denunciantes clasificarán sus denuncias como:

Urgentes: las que hacen referencia a infracciones de la legalidad, del Programa de Cumplimiento o a prácticas que no siendo estrictamente ilegales pudieran poner en peligro la salud e integridad de las personas, la calidad de los productos y servicios prestados, o el prestigio reputacional de la compañía.

No urgentes: Todas las demás, en especial, cuando se comunican desvíos menos graves de la legalidad o del programa de cumplimiento normativo de la compañía, o cuando se señalan actitudes o prácticas alegales o de riesgo que, a juicio, del denunciante, deben ser analizadas y, en su caso, revisadas para evitar potenciales peligros o futuros incumplimientos de la legalidad.

 

Denunciantes de buena fe: protección y garantía de indemnidad

Las denuncias que se presenten, según establece el art. 2 de la Norma reguladora del Canal, tendrán la consideración de información confidencial y reservada. A tal efecto, se salvaguardará especialmente la identidad de los denunciantes de buena fe y serán protegidos contra cualquier clase de represalia, discriminación o penalización por motivo de la denuncia realizada.Si tras la investigación se acreditase que la denuncia fue presentada de mala fe, se adoptarán contra el denunciante las medidas disciplinarias que resulten procedentes. En este sentido, se considerará que el autor actúa de mala fe siempre que:

(i) sea consciente de la falsedad de los hechos

(ii) actúe con manifiesto desprecio a la verdad

(iii) actúe con la intención de venganza o de perjudicar a la persona denunciada y/o a GRUPO COFARES o,

(iv) actúe con la intención de lesionar el honor o perjudicar la reputación laboral, profesional o empresarial de cualquier persona o entidad vinculada a GRUPO COFARES.

 

Derechos del denunciado

El denunciado y las terceras partes implicadas (posibles afectados, testigos…), tal y como establece el art. 6 de la Norma reguladora del Canal, tienen derecho a conocer la existencia de una denuncia en su contra. Este deber de información no implica en ningún caso revelar al denunciado la identidad del denunciante, o datos que permitan conocer o deducir su identidad, sino únicamente:

(i) que ha sido denunciado a través del canal ético implantado en la organización

(ii) cuáles son los hechos denunciados

(iii) de la confidencialidad del sistema y no represalias por parte de la organización

(iv) de la posible comunicación de los datos a Jueces y Tribunales o a las personas, físicas o jurídicas, que se considere pertinentes, implicadas en cualquier fase de la investigación

(v) de la razón social y dirección del responsable del fichero que realice el tratamiento de la información

(vi) de la finalidad del tratamiento de los datos

(vii) de la forma y dirección para ejercer los derechos de acceso (en ningún caso a la identidad y datos personales del denunciante), rectificación, cancelación y oposición

(viii) y de las consecuencias que conlleva realizar una denuncia falsa.

El plazo máximo para formalizar esta comunicación será de 3 meses a contar desde la recepción de la denuncia.