Responsable del fichero a efectos de la LOPD:

Responsable: GRUPO COFARES
CIF: F28140119
Dirección: Calle Santa Engracia 31

 

Política de protección de datos

“COFARES” Cooperativa Farmacéutica Española (en adelante, COFARES) con domicilio en Madrid, España en calle Santa Engracia 31; provista de CIF: F28140119 e inscrita en el Registro de Cooperativas en el Tomo VIII, Hoja 762, Asiento 54 como encargada de tratar los datos personales del fichero Canal Responsable respeta al máximo la privacidad de los usuarios del Canal, tratando sus datos personales con celo, protección y de forma confidencial.

La aceptación de las presentes condiciones implica la recogida de los datos personales que los usuarios introducen en el aplicativo Canal Responsable, y el consentimiento de los mismos para que COFARES los trate con la finalidad de gestionar sus denuncias, quejas, reclamaciones y/o dudas, siendo el destinatario de los hechos relatados en las mismas el órgano de cumplimiento de la empresa responsable del fichero. Así mismo, mediante la aceptación de esta política los usuarios garantizan que los datos personales facilitados son verdaderos, ciertos, completos y actualizados y que comunicarán cualquier modificación de los mismos a la mayor brevedad.

Los usuarios deben saber que las denuncias, quejas, reclamaciones y/o dudas que presenten tendrán la consideración de información confidencial y reservada. A tal efecto, se salvaguardarán especialmente la identidad de los denunciantes de buena fe, y serán protegidos contra cualquier clase de represalia, discriminación o penalización por motivo de la denuncia realizada.

COFARES no revelará en ningún momento los datos de la persona que presente la denuncia, queja, reclamación y/o duda, recogidos en el paso 1 del aplicativo web, denominado "Datos personales del solicitante" salvo que :

·        Sea requerida para ello, judicialmente o por la autoridad competente.

·        El Comité de Cumplimiento, a la vista de la denuncia, y de forma motivada, lo  estime estrictamente necesario, siempre que el denunciante preste expresamente su consentimiento.

·        Existan razones objetivas para entender que la denuncia se hubiese formulado de mala fe (p.e en base a documentación falsa) y el Comité de Cumplimiento solicite por escrito a COFARES, Cooperativa Farmacéutica Española que le facilite la identidad del denunciante, a los solos efectos de promover las medidas disciplinarias que resulten de aplicación.

Se recomienda al usuario que no facilite a tercero alguno su identificación, contraseña ni la referencia alfanumérica que COFARES le proporcione cuando presente una denuncia, queja, reclamación y/o duda.

Dada naturaleza de los datos tratados y las circunstancias del tratamiento, con el objeto de evitar, en la medida de lo posible y siempre según el estado de la técnica, su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, COFARES adoptará las medidas necesarias para mantener el nivel de seguridad requerido por la responsable del fichero, según lo acordado con esta, y de conformidad con la GDPR y su normativa de desarrollo.

Si desean ejercitar los derechos de acceso, rectificación, oposición, cancelación/supresión, limitación, derecho a no ser objeto de decisiones individualizadas y oposición sobre sus datos personales reconocidos por la normativa de protección de datos, en los casos en los que sea pertinente, los usuarios pueden dirigir un escrito a la dirección postal indicada en el encabezamiento, a la atención de "Protección de Datos" o a través de proteccion.datos@cofares.es

COFARES se reserva el derecho de modificar su política de seguridad y protección de datos con el objeto de adaptarla a las novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a decisiones corporativas estratégicas.


Condiciones particulares del canal ético de GRUPO COFARES

MIEMBROS DEL COMITÉ DE CUMPLIMIENTO

Se pone en su conocimiento el nombre de los miembros del Comité de Cumplimiento que analizarán la denuncia. Si su denuncia afecta a alguno de los aquí nombrados, por favor, hágalo constar en la casilla correspondiente, para que la tramitación de la misma sea plenamente objetiva.

·        Don Mikel Gastearena Gorrochategui, Miembro del Consejo Rector y Chief Compliance Officer de la compañía.

·        Don Miguel Angel Alises Pérez titular de la Dirección financiera del grupo, Vocal del Comité.

·        Don José Luis Marcelles Ramírez titular de Asesoría, Vocal del Comité.

·        Don Ángel Javier Vicente  titular de la Direccion de Recursos Humanos, Vocal del Comité.

·        Dña Luz Lewin Orozco titular de la Dirección Técnica Farmacéutica, Vocal del Comité.

·        Don Mark Schnettler responsable de Proteccion de Datos Personales y Propiedad Intelectual, Vocal del Comité.

·        Uría Menendez, asesor externo, con voz pero sin voto, Secretario del Comité.

NORMAS DEL CANAL ÉTICO

El marco regulador del Canal Ético está constituido por su Norma Interna de funcionamiento.

Requisitos de las denuncias

En cumplimiento del mandato recogido en el art. 4 de la Norma reguladora del Canal, GRUPO COFARES no admite denuncias anónimas, sin perjuicio de la indemnidad y protección de la identidad de los denunciantes y la confidencialidad de las informaciones facilitadas. La denuncia debe contener unos requisitos mínimos que posibiliten una investigación posterior. A fin de que pueda ser considerada como tal, deberá contener los siguientes datos:

1.     Nombre y apellidos de la persona o personas autoras de la denuncia y su relación con el Grupo, con indicación del cargo, condición y/o vinculación con el mismo. En caso de tratarse de una persona jurídica, deberá aportar sus datos identificativos indicando qué tipo de vínculo le une con GRUPO COFARES o los servicios que presta para el mismo.

2.     Dirección de correo electrónico a efecto de notificaciones.

3.     Cuando sea posible, identificación del denunciado e indicación de su cargo, condición y/o vinculación con GRUPO COFARES.

4.     Descripción detallada de la conducta potencialmente ilegal, ilícita o irregular (medios empleados para su comisión, fecha aproximada en que tuvo lugar, área de la empresa o lugar en que se cometió, y persona/s presuntamente implicada/s).

5.     Posible clasificación de los hechos denunciados realizada por el/los denunciante/s conforme a lo dispuesto más abajo.

6.     Constatación de si los hechos denunciados se siguen produciendo en el momento de formular la denuncia.

7.     Constatación de si los hechos denunciados afectan a algún responsable de Cumplimiento.

El autor de la denuncia podrá acompañarla de cuantos documentos, vídeos, audios o evidencias estime convenientes para acreditar los hechos denunciados.

Clasificación de las denuncias

Los denunciantes clasificarán sus denuncias como:

Urgentes: las que hacen referencia a infracciones de la legalidad, del Programa de Cumplimiento o a prácticas que no siendo estrictamente ilegales pudieran poner en peligro la salud e integridad de las personas, la calidad de los productos y servicios prestados, o el prestigio reputacional de la compañía.

No urgentes: Todas las demás, en especial, cuando se comunican desvíos menos graves de la legalidad o del programa de cumplimiento normativo de la compañía, o cuando se señalan actitudes o prácticas alegales o de riesgo que, a juicio, del denunciante, deben ser analizadas y, en su caso, revisadas para evitar potenciales peligros o futuros incumplimientos de la legalidad.

 

Denunciantes de buena fe: protección y garantía de indemnidad

Las denuncias que se presenten, según establece el art. 2 de la Norma reguladora del Canal, tendrán la consideración de información confidencial y reservada. A tal efecto, se salvaguardará especialmente la identidad de los denunciantes de buena fe y serán protegidos contra cualquier clase de represalia, discriminación o penalización por motivo de la denuncia realizada.Si tras la investigación se acreditase que la denuncia fue presentada de mala fe, se adoptarán contra el denunciante las medidas disciplinarias que resulten procedentes. En este sentido, se considerará que el autor actúa de mala fe siempre que:

(i) sea consciente de la falsedad de los hechos

(ii) actúe con manifiesto desprecio a la verdad

(iii) actúe con la intención de venganza o de perjudicar a la persona denunciada y/o a GRUPO COFARES o,

(iv) actúe con la intención de lesionar el honor o perjudicar la reputación laboral, profesional o empresarial de cualquier persona o entidad vinculada a GRUPO COFARES.

 

Derechos del denunciado

El denunciado y las terceras partes implicadas (posibles afectados, testigos…), tal y como establece el art. 6 de la Norma reguladora del Canal, tienen derecho a conocer la existencia de una denuncia en su contra. Este deber de información no implica en ningún caso revelar al denunciado la identidad del denunciante, o datos que permitan conocer o deducir su identidad, sino únicamente:

(i) que ha sido denunciado a través del canal ético implantado en la organización

(ii) cuáles son los hechos denunciados

(iii) de la confidencialidad del sistema y no represalias por parte de la organización

(iv) de la posible comunicación de los datos a Jueces y Tribunales o a las personas, físicas o jurídicas, que se considere pertinentes, implicadas en cualquier fase de la investigación

(v) de la razón social y dirección del responsable del fichero que realice el tratamiento de la información

(vi) de la finalidad del tratamiento de los datos

(vii) de la forma y dirección para ejercer los derechos de acceso (en ningún caso a la identidad y datos personales del denunciante), rectificación, cancelación y oposición

(viii) y de las consecuencias que conlleva realizar una denuncia falsa.

El plazo máximo para formalizar esta comunicación será de 3 meses a contar desde la recepción de la denuncia.